Budgetmall i Excel för dig som vill komma igång
En budgetmall i Excel hjälper dig att se hur mycket pengar som kommer in, vad de ska räcka till och hur mycket som blir kvar. Du behöver varken kunna bokföring eller vara van vid kalkylblad. Några tydliga rubriker, dina egna belopp och ett par enkla formler räcker för att komma igång. Börja med en månad och bygg ut mallen när du märker att något saknas.
Så fungerar en budgetmall i Excel
En budget är en plan för dina pengar under en bestämd period. I en månadsbudget skriver du in förväntade inkomster och planerade utgifter. Skillnaden visar hur mycket du har kvar att fördela. Budgeten är alltså inte samma sak som kontosaldot. Saldot visar vad som finns på kontot just nu, medan budgeten också tar hänsyn till betalningar som ännu inte har gjorts.
Excel består av rutor som kallas celler. Kolumnerna har bokstäver och raderna har siffror. Cellen B2 ligger därför i kolumn B på rad 2. I en cell kan du skriva text, ett belopp eller en formel som räknar med innehållet i andra celler. Med formler på plats uppdateras summorna automatiskt när du ändrar ett belopp.
Håll den första versionen enkel. En mall med några få tydliga kategorier är lättare att använda än ett stort kalkylblad där du måste fundera på hur varje inköp ska sorteras. Privatbudgeten
kan du sedan anpassa efter hushållets inkomster, utgifter och sparmål. Budgeten ska hjälpa dig att planera och följa upp, inte ge dig mer administration. Skriv också tydligt överst vilken månad den gäller. Då ser du direkt vilken period siffrorna hör till när du öppnar filen senare.
Bygg din budgetmall i Excel med tydliga kolumner
Öppna en tom arbetsbok och spara den med ett namn som beskriver innehållet. Skriv Kategori i cell A1 och Budget i B1. Använd raderna 2 till 5 för inkomster och skriv Totala inkomster i A6. Lämna sedan ett par tomma rader så att inkomster och utgifter blir lätta att skilja åt. Utgifterna kan ligga på raderna 9 till 20, med Totala utgifter på rad 21.
På rad 23 skriver du Kvar att fördela. Där ska skillnaden mellan inkomster och utgifter visas. Upplägget ger plats för flera poster utan att bladet blir särskilt långt. Behöver du fler rader senare kan du infoga dem. Kontrollera bara att formlerna fortfarande omfattar alla belopp.
Markera beloppscellerna och välj ett talformat med tusentalsavgränsare. Välj även valutaformat om du vill att kronor ska visas. Skriv beloppen som tal och lägg eventuella förklaringar i en separat kolumn, inte i samma cell. Anpassa bredden på kolumn A så att kategoriernas namn syns. Ett lättläst blad gör det enklare att upptäcka fel och att fortsätta med budgeten efter den första månaden.
Fyll i inkomster som faktiskt går att planera med
Utgå från pengarna du räknar med att ha tillgång till under månaden. För lön betyder det normalt beloppet efter skatt, alltså det som betalas ut till ditt konto. Lägg olika inkomstslag på separata rader om det gör dem lättare att kontrollera. Lön, ersättningar och andra återkommande inbetalningar behöver inte slås ihop till ett enda belopp.
Om inkomsten varierar behöver du välja en försiktig nivå att planera utifrån. Titta på tidigare utbetalningar och skilj återkommande inkomster från tillfälliga tillskott. Räkna inte med osäkra pengar för att betala räkningar som redan finns i planen. Anteckna dem hellre vid sidan av och ändra budgeten när du vet beloppet och utbetalningsdagen.
En överföring mellan två egna konton är däremot ingen ny inkomst. Om samma pengar räknas både när de kommer in och när de flyttas blir budgeten missvisande. Var också tydlig med hur du hanterar uttag från sparande. De kan täcka månadens utgifter, men bör redovisas separat från löpande inkomster. Då ser du när planen bygger på tidigare sparade pengar.
Sortera utgifter efter hur de betalas
Börja med utgifter där du redan känner till beloppet och betalningsdagen. Boende, försäkringar, abonnemang och andra återkommande räkningar är ofta lättast att skriva in först. Fortsätt med rörliga kostnader, där beloppen skiftar mellan månaderna. Använd kontohistorik och fakturor som underlag i stället för att försöka minnas allt. Uppskattningarna behöver inte bli exakta från början, men de bör bygga på hur din ekonomi faktiskt ser ut.
Kostnader som betalas mer sällan än varje månad behöver också få plats. Dela den förväntade årskostnaden med tolv för att få fram hur mycket du behöver sätta av varje månad. Skilj på avsättningen och betalningen när fakturan kommer, så att samma kostnad inte räknas två gånger i planen. Anteckna gärna vad pengarna är avsedda för och när betalningen väntas ske. Budgetmall excel kan visa både månadsbelopp och planerade betalningsdatum.
Bestäm också vad som ingår i varje kategori. Matinköp och restaurangbesök kan vara skilda poster, men indelningen måste framför allt vara tydlig för dig. Följ samma princip varje månad. Om kategorierna ändrar betydelse blir jämförelser svårare, även när totalsumman stämmer. Behåll gärna gamla kategorier i tidigare månadsblad i stället för att ge dem en helt annan betydelse mitt under året.
Låt formler räkna och jämföra beloppen
I cell B6 skriver du =SUMMA(B2:B5) för att lägga ihop inkomsterna. I B21 skriver du =SUMMA(B9:B20) för att summera utgifterna. Formeln =B6-B21 i B23 visar sedan vad som återstår. Formler börjar med likhetstecken. Funktionsnamnet SUMMA används i svenskspråkig Excel. Om programmet är inställt på ett annat språk kan funktionsnamnet skilja sig, men beräkningen är densamma.
För ett hushåll med 24 000 kr i månadsinkomst och planerade utgifter på 18 500 kr blir beräkningen 24 000 − 18 500 = 5 500 kr. Av det återstående beloppet kan 2 000 kr gå till buffert och 1 500 kr till planerade inköp. Då är 2 000 kr fortfarande inte öronmärkta. Om du lägger in buffertsparandet och pengarna till inköp bland budgetens utgifter minskar beloppet i B23 till 2 000 kr. På så sätt syns det att en del av pengarna redan har avsatts.
När grundberäkningen fungerar kan du lägga till Utfall i kolumn C och Skillnad i kolumn D. Utfallet är det belopp som faktiskt kom in eller betalades. På en utgiftsrad visar formeln =B9-C9 hur mycket av den planerade summan som återstår. Ett negativt värde betyder att utgiften blev högre än budgeterat. Kopiera formeln till de övriga utgiftsraderna och kontrollera att radnumren ändras som de ska.
Gör uppföljningen till en enkel rutin
Välj en återkommande tid då du fyller i utfallet och stämmer av budgeten mot kontohistoriken. Du behöver inte göra det dagligen. Det viktiga är att siffrorna är tillräckligt aktuella när du fattar nya beslut om månadens pengar. Kontrollera först inkomsterna och de större betalningarna. Gå sedan igenom de rörliga utgifterna och lägg till eventuella kostnader som saknades i planen.
Om en kategori ofta överskrids behöver du ta reda på varför. Beloppet kan vara för lågt satt, en betalning kan ha hamnat fel eller behoven kan ha förändrats. Anpassa kommande månaders budget efter det du ser. Det finns ingen poäng med att hålla fast vid en siffra som inte längre motsvarar kostnaderna. Skriv en kort kommentar vid större avvikelser, så blir de lättare att förstå när du går tillbaka.
Duplicera månadsbladet när det är dags för nästa period. Behåll kategorier och formler, men rensa gamla utfall och uppdatera de planerade beloppen. Kontrollera särskilt att inga tillfälliga inkomster följer med av misstag. Spara filen där du lätt hittar den och skydda den mot obehörig åtkomst om andra använder samma dator. Kontonummer och andra känsliga uppgifter behöver normalt inte finnas i budgetmallen. Kategorier, belopp och betalningsperioder räcker för själva planeringen.